Membership voorwaarden
1. De ter beschikking gestelde werkplek
1.1 Workmode stelt aan de Member een werkplek ter beschikking, voor zover dit onderdeel uitmaakt van het overeengekomen type lidmaatschap. Voor het Community Membership geldt dat geen structurele werkplek wordt verstrekt; in dat geval heeft de Member recht op één (1) dag gebruik per kalendermaand.
1.2. Het tarief van het lidmaatschap is afhankelijk van het gekozen type membership en de duur daarvan, en wordt vermeerderd met 21% btw.
1.3. Voor nieuwe Members wordt eenmalig een administratietoeslag van €79 in rekening gebracht, eveneens vermeerderd met 21% btw.
1.4. Daarnaast wordt een borgsom van €325 in rekening gebracht, welke is vrijgesteld van btw. Deze borg wordt na beëindiging van het lidmaatschap geretourneerd, mits aan alle verplichtingen is voldaan en de werkplek in goede staat wordt opgeleverd. De voorwaarden met betrekking tot de borg zijn nader uitgewerkt in artikel 3.4 van deze algemene voorwaarden.
1.5 De werkplek bestaat uit een bureau en een stoel. Bij de werkplek wordt een aantal voorzieningen ter beschikking gesteld waarvan de Member gebruik mag maken. Deze voorzieningen zijn beschreven in artikel 5.
1.6 Bij aanvang van de overeenkomst wordt tussen Workmode en de Member in overleg een flexibele dan wel vaste werkplek aangewezen, zoals omschreven in lid 1.1. In geval van een vaste werkplek kan de Member deze vaste locatie uitsluitend wijzigen met instemming van Workmode. Workmode kan de vaste locatie van de werkplek eenzijdig wijzigen, mits de Member daarvan tijdig in kennis wordt gesteld en daarbij in ieder geval een termijn in acht wordt genomen die gelijk is aan de op dat moment geldende opzegtermijn.
1.7 De werkplek mag door de Member uitsluitend worden gebruikt voor kantoorwerkzaamheden. Het is de Member niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Workmode een andere bestemming aan de werkplek te geven dan hier omschreven.
1.8 Het is de Member toegestaan de werkplek te gebruiken voor het ontvangen van bezoek, tenzij Workmode dat uitdrukkelijk verbiedt. In geval van bezoek ziet de Member erop toe dat bezoekers zich houden aan de huisregels die ter plaatse gelden.
1.9 De Member dient zich ten aanzien van de ter beschikking gestelde goederen te gedragen als een zorgvuldig en redelijk handelend persoon.
1.10 De Member dient bij het gebruik van de ruimte te allen tijde te voorkomen dat overlast wordt veroorzaakt voor andere Members en medegebruikers van het gebouw. De huisregels, zoals vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement dat als bijlage bij deze algemene voorwaarden is opgenomen, zijn van toepassing op alle gebruikers van de kantoorruimte. De Member verplicht zich daarnaast mondelinge en/of schriftelijke instructies van Workmode met betrekking tot het gebruik van de ruimte op te volgen.
1.11 Workmode is niet aansprakelijk voor schade aan eigendommen van de Member, noch voor enig nadeel in de bedrijfsvoering van de Member, waaronder – maar niet beperkt tot – het kwijtraken of zoekraken van post, verlies of beschadiging van digitale apparatuur zoals laptops, telefoons of andere apparaten, netwerkstoringen, stroomuitval, diefstal of andere incidenten binnen de werkruimte.
1.12 Voor Members geldt dat een gereserveerde werkdag kosteloos kan worden geannuleerd tot uiterlijk 08.00 uur op de dag van de reservering. Annuleringen na dit tijdstip hebben tot gevolg dat de bijbehorende credits als gebruikt worden beschouwd.
2. Duur, opzegging en verlenging
2.1 Totstandkoming van het lidmaatschap
Een lidmaatschap komt tot stand zodra de Member het digitale formulier, waarin de gewenste werkplek en het type lidmaatschap worden gespecificeerd, volledig en correct heeft ingevuld én digitaal heeft ondertekend. Door het digitale formulier te ondertekenen en/of gebruik te maken van een werkplek, verklaart de Member akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
2.2 Duur en verlenging
Een lidmaatschap wordt aangegaan voor een vooraf overeengekomen periode, zoals beschreven in de bevestiging. Beëindiging en verlenging van het lidmaatschap geschieden conform de voorwaarden zoals omschreven in artikel 2.3 en 2.4. Voor het Community Membership geldt dat het lidmaatschap uitsluitend wordt aangegaan voor vaste periodes van drie (3) maanden en, bij het uitblijven van een schriftelijke opzegging uiterlijk één (1) kalendermaand vóór het einde van de lopende periode, stilzwijgend wordt verlengd met eenzelfde periode van drie (3) maanden.
2.2.a Een lidmaatschap vangt uitsluitend aan op de eerste (1e) of de vijftiende (15e) dag van een kalendermaand. Indien het lidmaatschap aanvangt op de vijftiende (15e) dag van de maand, wordt de periode vanaf de vijftiende (15e) tot en met de laatste dag van die kalendermaand aangemerkt als een volledige maand. Dit betekent dat de initiële contractduur wordt verlengd met deze extra periode, waardoor de totale looptijd kan uitkomen op bijvoorbeeld 1,5, 3,5, 6,5 of 12,5 maand, afhankelijk van het type lidmaatschap. De Member is over deze volledige periode het lidmaatschapsgeld verschuldigd.
2.3 Beëindiging van een lidmaatschap is voor beide partijen mogelijk zonder opgave van reden, met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk, per e-mail, te geschieden bij de Community Manager van de desbetreffende locatie vóór de eerste dag van de laatste maand van de lopende contracttermijn.
2.4 Indien geen opzegging of wijziging plaatsvindt overeenkomstig de in artikel 2.3 genoemde voorwaarden, wordt het lidmaatschap automatisch verlengd voor eenzelfde periode onder gelijkblijvende voorwaarden, op basis van het laatst geldende type membership en de bijbehorende tarieven. Dit betekent dat het lidmaatschap gedurende de verlengde termijn niet maandelijks opzegbaar is.
2.5 Tussentijdse opzegging of pauzering van het lidmaatschap is niet mogelijk, tenzij expliciet anders is overeengekomen. Een uitzondering geldt voor zwangerschapsverlof; in dat geval kan het lidmaatschap voor maximaal vier maanden worden gepauzeerd. Een pauzering vangt altijd aan op de eerste dag van de maand en wordt in overleg met de Community Manager vastgesteld.
2.6 Indien een Member gedurende een langere periode geen gebruik kan maken van de werkplek, is het toegestaan een vervanger van buiten de community aan te dragen. Deze vervanging geldt voor minimaal één maand en maximaal twee maanden, waarna opnieuw een vervanger dient te worden aangedragen. De voorwaarden hiervoor zijn opgenomen in de tarievenlijst op hashtagworkmode.com/memberships, welke onderdeel uitmaakt van deze algemene voorwaarden.
2.7 Het lidmaatschap eindigt automatisch en met onmiddellijke ingang indien de huurovereenkomst van Workmode voor de kantoorruimte waarin de werkplek zich bevindt, wordt beëindigd. Workmode is in een dergelijk geval niet aansprakelijk voor enige schade of kosten die daaruit voor de Member voortvloeien.
3. Vergoeding, prijsaanpassing, betalingsverplichting en betaalperiode
3.1 De maandelijkse vergoeding voor het gebruik van een werkplek wordt vastgesteld op basis van het gekozen lidmaatschapstype en is exclusief btw, tenzij anders vermeld. De vergoeding omvat de in artikel 5 genoemde leveringen en diensten, tenzij daarbij uitdrukkelijk is aangegeven dat aanvullende kosten van toepassing zijn.
3.2 Betaling van de vergoeding is verschuldigd voorafgaand aan de eerste dag van iedere maand. Betaling dient te geschieden via de bij de factuur gevoegde betaallink of handmatig op rekeningnummer NL94 ABNA 0620 8274 83, ten name van Workmode, onder vermelding van het factuurnummer.
3.3 De vermelde tarieven worden jaarlijks per 1 januari aangepast op basis van het Consumentenprijsindexcijfer (CPI), zoals gepubliceerd door het CBS. Partijen kunnen in onderling overleg afzien van een prijsaanpassing of een afwijkende aanpassing overeenkomen.
3.4 Bij aanvang van het lidmaatschap is de Member verplicht een borgsom van €325 te voldoen. Dit betreft een eenmalige betaling en deze borg blijft geldig bij verlenging of wijziging van het lidmaatschap. De borgsom wordt binnen vier weken na correcte beëindiging van het lidmaatschap gerestitueerd, mits de werkplek schadevrij is opgeleverd en de sleutels persoonlijk zijn ingeleverd bij de desbetreffende locatie. Indien de sleutels niet binnen vier weken na beëindiging persoonlijk worden ingeleverd, vervalt het recht op restitutie van de borgsom. Het opsturen van sleutels is niet toegestaan. Workmode behoudt zich het recht voor eventuele schade of andere kosten met de borgsom te verrekenen.
3.5 Indien betaling niet tijdig plaatsvindt, is de Member aan Workmode een rente verschuldigd van 2% per maand over het openstaande bedrag, met een minimum van €50. Een gedeelte van een maand wordt daarbij als een volledige maand aangemerkt.
3.6 Alle kosten die Workmode maakt ter incasso van niet-betaalde bedragen, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, komen volledig voor rekening van de Member.
3.7 Betalingen van de Member worden steeds eerst toegerekend aan verschuldigde rente en incassokosten en vervolgens aan de oudste openstaande facturen, ongeacht de door de Member opgegeven bestemming van de betaling.
4. Omzetbelasting
4.1 De door Workmode geleverde diensten kwalificeren niet als vrijgestelde verhuur van onroerend goed als bedoeld in artikel 11 lid 1 van de Wet op de Omzetbelasting 1968. De terbeschikkingstelling van werkplekken door Workmode wordt aangemerkt als een dienst, inclusief aanvullende dienstverlening, die van rechtswege is belast met omzetbelasting. De vergoeding voor het lidmaatschap wordt daarom vermeerderd met de toepasselijke omzetbelasting (btw), welke door de Member verschuldigd is.
5. Levering en diensten
5.1 Workmode levert, naast de terbeschikkingstelling van de werkplek, de volgende bijkomende leveringen en diensten:
verwarming;
aansluiting op het elektriciteitsnet;
schoonmaak van algemene ruimtes;
aansluiting op internet, al dan niet via een draadloos netwerk, zonder garantie van continuïteit of snelheid;
gebruik van de printer op basis van een fair use policy;
gebruik van keuken en apparatuur;
koffie- en theefaciliteiten;
gebruik van een postadres voor zakelijke correspondentie.
5.2 Workmode behoudt zich het recht voor deze leveringen en diensten aan te passen of stop te zetten indien dit noodzakelijk is wegens omstandigheden buiten haar invloed, zoals storingen, onderhoud of overmacht.
5.3 De in artikel 5.1 genoemde diensten worden aangeboden zonder specifieke garantie ten aanzien van beschikbaarheid, functionaliteit of prestatie. Workmode is niet aansprakelijk voor eventuele schade of ongemakken als gevolg van het niet beschikbaar zijn van één of meer van deze diensten.
6. Toegang
6.1 De Member ontvangt van Workmode toegang tot het gebouw en de locatie via een fysieke sleutel en/of een digitaal toegangssysteem, zoals een app, tag of code, afhankelijk van de locatie.
6.2 De vorm van toegang kan per locatie verschillen en wordt door Workmode bepaald.
Amsterdam: toegang via het digitale toegangssysteem van Bold;
Rotterdam: toegang via het digitale toegangssysteem van Bold;
Utrecht: toegang via een fysieke sleutel voor de voordeur en een digitaal toegangssysteem (Bold) voor de kantoordeuren;
Apeldoorn: toegang via het digitale toegangssysteem van Salto.
Workmode behoudt zich het recht voor het toegangssysteem per locatie te wijzigen.
6.3 De Member verplicht zich om:
6.3.a de toegang, fysiek of digitaal, niet te dupliceren, te delen of beschikbaar te stellen aan derden;
6.3.b geen adres of andere identificerende gegevens aan een fysieke sleutel toe te voegen;
6.3.c zorgvuldig om te gaan met de verstrekte toegang;
6.3.d Workmode bij verlies, diefstal of misbruik direct per e-mail te informeren;
6.3.e de toegang op eerste verzoek van Workmode onmiddellijk in te leveren of te laten blokkeren.
6.4 Bij verlies of diefstal stelt de Member Workmode direct per e-mail op de hoogte. De Member is aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van verlies of diefstal en vrijwaart Workmode voor eventuele claims van derden.
6.5 Vervanging en extra sleutels
6.5.a Een vervangende sleutel kost €25 en dient te worden betaald vóór verstrekking.
6.5.b Voor een extra sleutel wordt €25 in rekening gebracht. Indien een extra sleutel is verstrekt, wordt de borg bij beëindiging van het lidmaatschap verhoogd naar €350.
6.6 De borg van €325 wordt na beëindiging van het lidmaatschap gerestitueerd, mits alle sleutels binnen vier weken persoonlijk en schadevrij worden ingeleverd bij de locatie. Bij niet-tijdige inlevering vervalt het recht op restitutie. Voor nadere bepalingen over de borg wordt verwezen naar artikel 3.4.
7. Verbod op ingebruikgeving
7.1 Het is de Member niet toegestaan om de werkplek, al dan niet tegen vergoeding, aan derden in gebruik te geven zonder voorafgaand overleg en schriftelijke goedkeuring van Workmode.
7.2 Indien de Member gedurende langere tijd geen gebruik kan maken van de werkplek, zijn de voorwaarden voor tijdelijke vervanging opgenomen in artikel 2.6 van deze algemene voorwaarden.
8. Beheerder
8.1 Totdat Workmode anders communiceert, is mevrouw Stephanie Knoors aangewezen als beheerder. Voor alle zaken met betrekking tot deze overeenkomst, met uitzondering van de in artikel 8.2 genoemde onderwerpen, dient de Member contact op te nemen met de beheerder. De beheerder is bereikbaar via: Stephanie Knoors, telefoonnummer +31 622347997, e-mail: stephanie@hashtagworkmode.com.
Voor vragen over facturatie, betalingen en de vergoeding zoals genoemd in artikel 3 dient de Member contact op te nemen met de finance-afdeling van Workmode. Deze is bereikbaar via: finance@hashtagworkmode.com.
8.3 Workmode stelt de Member per e-mail op de hoogte van eventuele wijzigingen in de contactpersoon of contactgegevens.
9. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
9.1 Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Workmode en de Member is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
9.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze algemene voorwaarden of de uitvoering van een overeenkomst, worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.
10. Klachten en geschillenregeling
10.1 Indien een Member een klacht heeft over de diensten van Workmode, dient deze klacht schriftelijk te worden ingediend via e-mail naar: finance@hashtagworkmode.com. Een klacht dient zo spoedig mogelijk na het ontstaan van het probleem te worden ingediend, bij voorkeur binnen 30 dagen.
10.2 Workmode streeft ernaar binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht te reageren. Indien de klacht een langere verwerkingstijd vereist, wordt de Member binnen deze termijn geïnformeerd over de voortgang.
10.3 Indien een klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt het geschil beslecht conform de bepalingen in artikel 9 van deze algemene voorwaarden (Toepasselijk recht en bevoegde rechter).
11. Verzekeringen
11.1 Workmode is niet verantwoordelijk voor schade aan of verlies van persoonlijke eigendommen van de Member, waaronder - maar niet beperkt tot - laptops, telefoons, andere apparatuur of persoonlijke bezittingen.
11.2 Het is de verantwoordelijkheid van de Member om zorg te dragen voor een passende verzekering van eigendommen tegen schade, verlies, diefstal of andere risico’s tijdens het gebruik van de werkplek.
11.3 Workmode is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade of andere indirecte schade die de Member ondervindt, bijvoorbeeld als gevolg van netwerkstoringen, technische mankementen of overmacht.
12. Privacy en gegevensverwerking
12.1 Workmode verwerkt persoonsgegevens van Members in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
12.2 De persoonsgegevens die worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst, communicatie met Members en facturatie.
12.3 Workmode neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van Members te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
12.4 Voor meer informatie over de wijze waarop Workmode omgaat met persoonsgegevens, wordt verwezen naar de privacyverklaring op de website: hashtagworkmode.com/privacy-policy.
13. Toepassing en wijzigingen van de voorwaarden
13.1 Het huishoudelijk reglement, zoals opgenomen in Bijlage 1, vormt een integraal onderdeel van deze algemene voorwaarden en is bindend voor alle Members.
13.2 Workmode behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden, inclusief het huishoudelijk reglement, te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór de ingangsdatum per e-mail aan Members gecommuniceerd.
14. Community Membership
14.1 Het Community Membership is een afzonderlijk type lidmaatschap binnen Workmode en geeft geen recht op een vaste of flexibele werkplek. De Member heeft wél recht op het gebruik van een werkplek maximaal één (1) dag per kalendermaand, op basis van een inbegrepen dagpas. Deze dagpas is persoonsgebonden, niet overdraagbaar en kan niet worden opgespaard.
14.2 Het Community Membership is uitsluitend beschikbaar voor Members die minimaal zes (6) maanden een regulier Workmode-lidmaatschap hebben gehad.
14.3 Het Community Membership wordt aangegaan voor een vaste periode van drie (3) maanden en wordt na afloop telkens stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode, tenzij tijdig wordt opgezegd conform artikel 1A.6.
14.4 Het Community Membership geeft de Member recht op de volgende faciliteiten en voordelen:
onbeperkte toegang tot de Workmode app en community-gerelateerde events;
één (1) gratis dagpas per kalendermaand voor het gebruik van een werkplek;
zichtbaarheid van de Member op de Workmode website, op de wijze zoals door Workmode bepaald;
het organiseren van evenementen in een meeting room tegen een gereduceerd tarief van €25 per uur;
één (1) uur gratis gebruik van een meeting room per kalendermaand;
korting van circa 50% op deelname aan The Self-Made Summit, conform de dan geldende voorwaarden;
24/7 toegang tot de locatie(s), inclusief weekenden, mits de Member beschikt over een geldige sleutel;
de mogelijkheid om Workmode te gebruiken als postadres voor zakelijke correspondentie tegen een aanvullende vergoeding van €10 per maand.
Workmode behoudt zich het recht voor om de invulling, beschikbaarheid en voorwaarden van deze faciliteiten nader te bepalen en/of te wijzigen.
14.5 Opzegging van het Community Membership dient schriftelijk (per e-mail) te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) kalendermaand, tegen het einde van de lopende periode van drie maanden.
14.6 Indien de Member bij aanvang van het oorspronkelijke Workmode-lidmaatschap een sleutel heeft ontvangen waarvoor een borg is betaald, blijft deze borg gedurende het Community Membership van kracht. De borg wordt na beëindiging van het Community Membership binnen vier weken gerestitueerd, mits aan alle voorwaarden met betrekking tot sleutelretour, schadevrij opleveren en overige verplichtingen is voldaan.
14.7 Workmode behoudt zich het recht voor om het Community Membership en de bijbehorende faciliteiten inhoudelijk aan te passen. Wijzigingen worden gecommuniceerd conform artikel 13 van deze algemene voorwaarden.