1. De ter beschikking gestelde werkplek

1.1 Workmode stelt aan de Member een werkplek ter beschikking, welke door de Member wordt geaccepteerd onder de voorwaarden van het overeengekomen lidmaatschap.

1.2. Het tarief van het lidmaatschap is afhankelijk van het gekozen type membership en de duur daarvan, en wordt vermeerderd met 21% btw.

1.3. Voor nieuwe leden wordt eenmalig een administratietoeslag van €79 in rekening gebracht, eveneens vermeerderd met 21% btw.

1.4. Daarnaast wordt een borgsom van €325 gerekend, vrijgesteld van btw. Deze borg wordt geretourneerd na beëindiging van het lidmaatschap, mits aan alle verplichtingen is voldaan en de werkplek in goede staat wordt opgeleverd. Alle afspraken hierover zijn te vinden in artikel 3.4 van deze algemene voorwaarden.

1.5 De werkplek bestaat uit een bureau en een stoel. Bij de werkplek wordt een aantal voorzieningen ter beschikking gesteld die de Member is toegestaan te gebruiken. Deze voorzieningen zijn in artikel 5 beschreven.

1.6 Bij aanvang van deze overeenkomst zal tussen Workmode en Member in overleg een flexibele dan wel vaste werkplek aangewezen worden zoals omschreven in lid 1. In geval van een vaste werkplek kan Member deze vaste locatie van de werkplek alleen wijzigen met instemming van Workmode. Workmode kan de vaste locatie van de werkplek eenzijdig wijzigen, maar dient Member hiervan tijdig in kennis te stellen en in ieder geval met inachtneming van een termijn gelijk aan de opzegtermijn, zoals die geldt op dat moment.

1.7 De werkplek zal door Member uitsluitend worden gebruikt voor kantoorwerkzaamheden. Het is Member niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Workmode een andere bestemming aan de werkplek te geven dan hier omschreven.

1.8 Het is Member toegestaan de werkplek te gebruiken voor het ontvangen van bezoek, tenzij Workmode dat uitdrukkelijk verbiedt. Member zal er in geval van bezoek op toezien dat de bezoekers zich houden aan alle huisregels die ter plekke gelden.

1.9 De Member dient zich te gedragen als een voorzichtig en redelijk persoon over de ter beschikking gestelde goederen.

1.10 De Member dient bij het gebruik van de ruimte te allen tijde te voorkomen dat overlast wordt veroorzaakt voor andere Members en medegebruikers van het gebouw. De huisregels, zoals vastgelegd in het Huishoudelijk Reglement dat als bijlage bij deze Algemene Voorwaarden is opgenomen, zijn van toepassing op alle gebruikers van de kantoorruimte. De Member verplicht zich daarnaast om mondelinge en/of schriftelijke instructies van Workmode met betrekking tot het gebruik van de ruimte op te volgen.

1.11 Workmode is niet aansprakelijk voor schade aan de eigendommen van de Member, noch voor enig nadeel met betrekking tot de bedrijfsvoering van de Member, waaronder maar niet beperkt tot het kwijtraken of zoekraken van post, verlies of beschadiging van digitale apparatuur (zoals laptops, telefoons, of andere apparaten), netwerkstoringen, stroomuitval, diefstal, of andere incidenten binnen de werkruimte.

1.12 Voor Members geldt dat een gereserveerde werkdag kosteloos kan worden geannuleerd tot uiterlijk 08.00 uur op de dag van de reservering. Annuleringen na dit tijdstip leiden ertoe dat de bijbehorende credits als gebruikt worden beschouwd.

2. Duur, opzegging en verlenging

2.1 Totstandkoming van het lidmaatschap: Een lidmaatschap komt tot stand zodra de Member het digitale formulier, waarin de gewenste werkplek en het type lidmaatschap worden gespecificeerd, volledig en correct heeft ingevuld én digitaal heeft ondertekend. Door het digitale formulier te ondertekenen en/of gebruik te maken van een werkplek, verklaart de Member akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.

2.2 Duur en verlenging: Een lidmaatschap wordt aangegaan voor een vooraf overeengekomen periode, zoals beschreven in de bevestiging. Beëindiging en verlenging van het lidmaatschap geschieden conform de voorwaarden zoals beschreven in artikel 2.3 en 2.4.

2.3 Beëindiging van een lidmaatschap is mogelijk door beide partijen zonder opgave van reden, met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk (per e-mail) te geschieden bij de Community Manager van de desbetreffende locatie vóór de eerste dag van de laatste maand van de lopende contracttermijn.

2.4 Indien geen opzegging of wijziging plaatsvindt volgens de in artikel 2.3 genoemde voorwaarden, wordt het lidmaatschap automatisch verlengd voor eenzelfde periode onder gelijkblijvende voorwaarden, op basis van het laatst geldende type membership en de bijbehorende tarieven. Dit betekent dat het lidmaatschap niet maandelijks opzegbaar is tijdens de verlengde termijn.

2.5 Tussentijdse opzegging of pauzering van het lidmaatschap is niet mogelijk, tenzij expliciet anders overeengekomen. Een uitzondering wordt gemaakt voor zwangerschapsverlof, waarbij het lidmaatschap maximaal vier maanden kan worden gepauzeerd. Pauzering start altijd op de eerste dag van de maand en wordt in overleg met de Community Manager vastgesteld.

2.6 Indien een Member gedurende een langere periode geen gebruik kan maken van de werkplek, is het toegestaan om een vervanger van buiten de community aan te dragen. Deze vervanging geldt voor minimaal één maand en maximaal twee maanden, waarna opnieuw een vervanger dient te worden aangedragen. De voorwaarden hiervoor zijn te vinden in de tarievenlijst op www.hashtagworkmode.com/tarieven, die onderdeel uitmaakt van deze algemene voorwaarden.

2.7 Het lidmaatschap eindigt automatisch en met onmiddellijke ingang indien de huurovereenkomst van Workmode voor de kantoorruimte waarin de werkplek zich bevindt, wordt beëindigd. Workmode is in een dergelijk geval niet aansprakelijk voor enige schade of kosten die hieruit voortvloeien voor de Member.

3. Vergoeding, prijsaanpassing, betalingsverplichting en betaalperiode

3.1 De maandelijkse vergoeding voor het gebruik van een werkplek wordt vastgesteld op basis van het gekozen lidmaatschapstype en is exclusief btw, tenzij anders vermeld. De vergoeding omvat de in artikel 5 genoemde leveringen en diensten, tenzij daar expliciet wordt aangegeven dat aanvullende kosten van toepassing zijn.
3.2 Betaling van de vergoeding is verschuldigd voorafgaand aan de eerste dag van elke maand. Betaling dient te geschieden via de bij de factuur gevoegde betaallink of handmatig op rekeningnummer NL94 ABNA 0620 8274 83, ten name van Workmode, onder vermelding van het factuurnummer.

3.3 De vermelde tarieven worden jaarlijks per 1 januari aangepast op basis van het Consumenten Prijsindexcijfer (CPI), zoals gepubliceerd door het CBS. Partijen kunnen in onderling overleg afzien van een prijsaanpassing of een afwijkende aanpassing overeenkomen.

3.4 Bij aanvang van het lidmaatschap is de Member verplicht een borgsom van €325 te voldoen. Dit is een eenmalige betaling en blijft geldig bij verlenging of wijziging van het lidmaatschap. De borgsom wordt binnen vier weken na correcte beëindiging van het lidmaatschap gerestitueerd, mits de werkplek schadevrij en de sleutels persoonlijk zijn ingeleverd bij de desbetreffende locatie. Indien de sleutels niet binnen vier weken na beëindiging persoonlijk worden ingeleverd, vervalt het recht op restitutie van de borgsom. Het opsturen van sleutels is niet toegestaan. Workmode behoudt zich het recht voor om eventuele schade of andere kosten te verrekenen met de borgsom.

3.5 Indien betaling niet tijdig plaatsvindt, is de Member aan Workmode een rente verschuldigd van 2% per maand over het openstaande bedrag, met een minimum van €50. Hierbij geldt een gedeelte van een maand als een volledige maand.

3.6 Alle kosten die Workmode maakt ter incasso van niet-betaalde bedragen, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, komen volledig voor rekening van de Member.

3.7 Betalingen van de Member worden altijd eerst toegerekend aan verschuldigde rente en incassokosten, en vervolgens aan de oudste openstaande facturen, ongeacht de door de Member opgegeven bestemming van de betaling.

4. Omzetbelasting

4.1 De door Workmode geleverde diensten kwalificeren niet als vrijgestelde verhuur van onroerend goed zoals bedoeld in artikel 11 lid 1 van de Wet op de Omzetbelasting 1968. De terbeschikkingstelling van werkplekken door Workmode wordt aangemerkt als een dienst, inclusief aanvullende dienstverlening, die van rechtswege belast is met omzetbelasting. Hierdoor wordt de vergoeding voor het lidmaatschap vermeerderd met de toepasselijke omzetbelasting (btw), welke door de Member verschuldigd is.

5. Levering en diensten

5.1 Workmode levert, naast de terbeschikkingstelling van de werkplek, de volgende bijkomende leveringen en diensten:

• Verwarming;

• Aansluiting op elektriciteitsnet;

• Schoonmaak van algemene ruimtes;

• Aansluiting op internet, al dan niet via een draadloos netwerk, zonder garantie van continuïteit of snelheid;

• Gebruik van de printer op basis van een fair use policy;

• Gebruik van keuken en apparatuur;

• Koffie- en theefaciliteiten;

• Gebruik van een postadres voor zakelijke correspondentie.

5.2 Workmode behoudt zich het recht voor om deze leveringen en diensten aan te passen of stop te zetten indien dit noodzakelijk is wegens omstandigheden buiten haar invloed, zoals storingen, onderhoud of overmacht.

5.3 De in artikel 5.1 genoemde diensten worden aangeboden zonder specifieke garantie van beschikbaarheid, functionaliteit of prestatie. Workmode is niet aansprakelijk voor eventuele schade of ongemakken als gevolg van het niet beschikbaar zijn van één of meer diensten.

6. Sleutel

6.1 De Member ontvangt van Workmode een sleutel, fysiek of digitaal, die toegang geeft tot het gebouw. De Member verplicht zich om:

6.1.1 de sleutel niet te dupliceren;

6.1.2 geen adres of identificerende gegevens aan de sleutel toe te voegen;

6.1.3 de sleutel zorgvuldig te bewaren;

6.1.4 de sleutel op eerste verzoek van Workmode onmiddellijk terug te geven.

6.2 Bij verlies of diefstal stelt de Member Workmode direct per e-mail op de hoogte. De Member is aansprakelijk voor alle schade als gevolg van verlies of diefstal en vrijwaart Workmode van eventuele claims.

6.3 Vervanging en extra sleutels:

6.3.1 Een vervangende sleutel kost €25, te betalen vóór verstrekking.

6.3.2 Voor een extra sleutel wordt €25 in rekening gebracht. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt de borg verhoogd naar €350 indien een extra sleutel is verstrekt.

6.4 De borg van €325 (of €350 bij een extra sleutel) wordt gerestitueerd na beëindiging van het lidmaatschap, mits alle sleutels binnen vier weken persoonlijk en schadevrij worden ingeleverd bij de locatie. Bij niet-tijdige inlevering vervalt het recht op restitutie. Zie artikel 3.4 voor details over de borg.

7. Verbod op ingebruikgeving

7.1 Het is de Member niet toegestaan om de werkplek, al dan niet tegen vergoeding, aan derden in gebruik te geven zonder voorafgaand overleg en schriftelijke goedkeuring van Workmode.

7.2 Indien de Member langere tijd geen gebruik kan maken van de werkplek, zijn de voorwaarden voor tijdelijke vervanging te vinden in artikel 2.5 van deze algemene voorwaarden.

8. Beheerder

8.1 Totdat Workmode anders communiceert, is mevrouw Stephanie Knoors aangewezen als beheerder. Voor alle zaken met betrekking tot deze overeenkomst, met uitzondering van de in artikel 8.2 genoemde onderwerpen, dient de Member contact op te nemen met de beheerder. De beheerder is bereikbaar via: Stephanie Knoors, telefoonnummer +31 622347997, e-mail: stephanie@hashtagworkmode.com.

8.2 Voor vragen omtrent facturatie, betalingen en de vergoeding zoals genoemd in artikel 3, dient de Member contact op te nemen met de finance-afdeling van Workmode. Deze is bereikbaar via: finance@hashtagworkmode.com.

8.3 Workmode zal de Member per e-mail op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in de contactpersoon of contactgegevens.

9. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

9.1 Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Workmode en de Member is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

9.2 Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze algemene voorwaarden of de uitvoering van een overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

10. Klachten en geschillenregeling

10.1 Indien een Member een klacht heeft over de diensten van Workmode, dient deze schriftelijk te worden ingediend via e-mail naar: finance@hashtagworkmode.com. Members een klacht kunnen indienen nadat een probleem zich voordoet (bijvoorbeeld binnen 30 dagen).

10.2 Workmode streeft ernaar om binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht te reageren. Indien de klacht een langere verwerkingstijd vereist, wordt de Member binnen deze termijn geïnformeerd over de voortgang.

10.3 Indien een klacht niet onderling kan worden opgelost, wordt het geschil beslecht conform de bepalingen in artikel 9 van deze algemene voorwaarden (Toepasselijk recht en bevoegde rechter).

11. Verzekeringen

11.1 Workmode is niet verantwoordelijk voor schade aan of verlies van persoonlijke eigendommen van de Member, waaronder maar niet beperkt tot laptops, telefoons, andere apparatuur of persoonlijke bezittingen.

11.2 Het is de verantwoordelijkheid van de Member om te zorgen voor een passende verzekering van eigendommen tegen schade, verlies, diefstal of andere risico's tijdens het gebruik van de werkplek.

11.3 Workmode is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade of andere indirecte schade die de Member ondervindt, bijvoorbeeld als gevolg van netwerkstoringen, technische mankementen of overmacht.

12. Privacy en gegevensverwerking

12.1 Workmode verwerkt persoonlijke gegevens van Members in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

12.2 De persoonlijke gegevens die worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst, communicatie met Members en facturatie.

12.3 Workmode neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van Members te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
12.4 Voor meer informatie over hoe Workmode met persoonlijke gegevens omgaat, verwijzen wij naar onze privacyverklaring, beschikbaar op onze website: www.hashtagworkmode.com/privacy-policy.

13. Toepassing en wijzigingen van de voorwaarden

13.1 Het huishoudelijk reglement, zoals opgenomen in Bijlage 1, vormt een integraal onderdeel van deze algemene voorwaarden en is bindend voor alle Members.

13.2 Workmode behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden, inclusief het huishoudelijk reglement, te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór de ingangsdatum aan Members gecommuniceerd via e-mail.